Por que a Automação de Cadastros é Essencial para o Crescimento da sua Empresa?

A automação de cadastros é um processo que tem ganhado cada vez mais espaço nas empresas. Com a utilização de softwares específicos, é possível automatizar diversas tarefas relacionadas ao cadastro de colaboradores e clientes, trazendo benefícios tanto para a empresa quanto para os colaboradores. Neste artigo, abordaremos os principais benefícios e vantagens da automação de cadastros para empresas e colaboradores.

O que é Automação de Cadastros e Como Isso Funciona?

A automação de cadastros é um processo que consiste em utilizar softwares para automatizar tarefas relacionadas ao cadastro de colaboradores e clientes. Esses programas são capazes de gerenciar informações como nome, endereço, telefone, e-mail, entre outras, de forma integrada e organizada. O processo começa com a coleta dos dados, que podem ser inseridos manualmente ou importados de outros sistemas. Em seguida, as informações são armazenadas em um banco de dados centralizado, onde podem ser facilmente acessadas e atualizadas pelos usuários autorizados. Com a automação de cadastros, é possível reduzir erros e retrabalhos causados por informações inconsistentes ou desatualizadas, além de otimizar o tempo gasto na realização dessas tarefas

Estatísticas da Automação de Cadastros | Percepções sobre Automação do Trabalho:

Ao considerar a automação como um catalisador para melhorias no ambiente de trabalho, a eficiência e a produtividade emergem como áreas-chave de foco. Os próprios colaboradores reconhecem que a automação não apenas otimiza tarefas rotineiras, mas também libera tempo valioso para se dedicarem a atividades mais complexas e recompensadoras, moldando uma nova dinâmica no cenário profissional.

Cerca de 59% afirmam que poderiam economizar seis horas ou mais por semana se os aspectos repetitivos de seus trabalhos fossem automatizados.
Mais de 40% dos entrevistados afirmaram que dedicam pelo menos um quarto da semana de trabalho em tarefas manuais e repetitivas, sendo o e-mail, a coleta de dados e a entrada de dados as atividades que mais consomem tempo.

Veja mais estatísticas da pesquisa realizada pela Market Cube em junho de 2017, nos Estados Unidos, com mais de mil profissionais de informação de diferentes setores, tamanhos de empresas e regiões geográficas.

1. 86% dos entrevistados afirmam que a automação no local de trabalho torna os funcionários mais eficientes e produtivos.

2. 78% acreditam que a automação lhes permitirá dedicar mais tempo a aspectos interessantes e recompensadores de seus trabalhos.

3. 48% acreditam que a automação aumentará a receita.

4. 43% acreditam que a automação levará a uma maior inovação.

5. 40% acreditam que a automação ajudará sua empresa a ser mais competitiva.

6. 69% citam a redução do tempo desperdiçado como um dos principais problemas que a automação pode resolver, sendo o benefício mais citado.

7. 80% acreditam que a automação pode ajudá-los a ser mais eficientes em seus trabalhos.

8. 66% citam a eliminação de erros humanos como um dos principais problemas que a automação pode resolver, sendo o segundo benefício mais citado.

O que o RPA tem a ver com Automação de Cadastros?

O RPA, ou Automação de Processos Robóticos, é uma tecnologia revolucionária que automatiza tarefas repetitivas por meio de robôs virtuais. Esses robôs simulam as ações humanas, utilizando a mesma interface que um colaborador usaria para realizar uma determinada tarefa. Um exemplo prático seria a inserção de informações cadastrais de uma planilha para o banco de dados da empresa. Enquanto essa tarefa poderia ser eficiente para um número limitado de cadastros, torna-se desafiadora e propensa a erros em uma escala maior, como lidar com 115.000 dados. O RPA entra em cena nesse contexto, atuando como um assistente, automatizando processos e permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades estratégicas.

RPA e IA | A Dupla Perfeita para a Automação de Cadastros

Ao explorarmos a relação entre RPA e Inteligência Artificial (IA), percebemos uma sinergia poderosa. A IA, segmento da ciência da computação, busca simular a inteligência humana em máquinas por meio de algoritmos gerados por técnicas de machine learning e deep learning. Quando combinadas, RPA e IA formam o Intelligent Process Automation (IPA), integrando Automação de Processos Robóticos, Inteligência Artificial, Machine Learning e Processamento de Língua Natural. Essa união aprimora a automação de tarefas repetitivas, oferecendo melhorias significativas na eficiência e qualidade do trabalho. O IPA possibilita processamentos mais complexos, aprendizado e adaptação autônomos, resultando em interações personalizadas com clientes, otimização de processos e a simplificação de operações empresariais.

Benefícios da automação de cadastros

A automação de cadastros traz diversos benefícios para as empresas. Um dos principais é a redução de erros e retrabalhos causados por informações inconsistentes ou desatualizadas. Além disso, o processo de automatização permite que as informações estejam sempre disponíveis e atualizadas em tempo real, o que facilita a tomada de decisões estratégicas. Outro benefício é a otimização do tempo gasto na realização das tarefas relacionadas ao cadastro, permitindo que os colaboradores possam se dedicar a outras atividades mais importantes.

• Redução de Tempo Significativa: A automação de tarefas operacionais, como cadastros, destaca-se pela notável redução de tempo. Por exemplo, o processo manual de inserção de dados cadastrais que normalmente demandaria horas pode ser concluído em minutos com a automação, resultando em eficiência transformadora.
  
  

• Aumento Expressivo de Produtividade: A automação não apenas simplifica, mas também impulsiona a produtividade ao liberar os colaboradores de tarefas repetitivas. Essa liberação permite que a equipe se concentre em atividades mais complexas e estratégicas, acrescentando maior valor ao negócio.
  
  

• Maior Precisão nas Informações Registradas: A precisão dos dados é aprimorada consideravelmente com a automação, evitando erros comuns associados a tarefas manuais. Automatizar o preenchimento de formulários de cadastro, por exemplo, contribui para registros mais confiáveis, reduzindo retrabalhos.
  
  

• Menor Propensão a Erros e Economia Financeira: A automação não apenas contribui para dados mais confiáveis, mas também resulta em economias significativas ao evitar correções custosas. Em processos como validação de dados cadastrais, a empresa garante uma base de informações precisa desde o início.
  
  

• Oportunidade Estratégica na Alocação de Recursos: Além da eficiência operacional, a automação proporciona a oportunidade de alocar as pessoas em tarefas mais estratégicas. Colaboradores podem direcionar suas habilidades para áreas que exigem criatividade e pensamento estratégico, impulsionando a inovação e o crescimento da organização.
  
  

• Melhoria Significativa na Experiência de Clientes e Colaboradores: A automação, ao simplificar processos, eleva significativamente a experiência de clientes e colaboradores. No onboarding de novos clientes em bancos digitais, por exemplo, a análise que levaria dias manualmente pode ser reduzida para minutos, proporcionando uma experiência rápida e eficiente. Em suma, automatizar tarefas operacionais é uma estratégia fundamental para impulsionar a inovação, produtividade e a experiência global no ambiente empresarial.

Por que sua empresa deveria olhar para automação de cadastros?

No cenário empresarial atual, adotar tecnologias pioneiras torna-se uma estratégia crucial para se destacar na concorrência. O uso de ferramentas OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) oferece um diferencial significativo, especialmente considerando que, embora amplamente utilizadas no meio acadêmico, muitas dessas ferramentas ainda enfrentam desafios na efetividade para aplicações práticas nos negócios. Ser pioneiro no emprego eficaz de OCR pode conferir uma vantagem competitiva, agilizando processos e promovendo uma gestão documental mais eficiente.

Além do pioneirismo, a adoção de ferramentas OCR também proporciona uma substancial redução de custos para as empresas. Automatizar a leitura e processamento de documentos, antes realizados manualmente, não apenas acelera os fluxos de trabalho, mas também minimiza erros humanos, resultando em economias significativas a longo prazo. Essa eficiência operacional não só beneficia as finanças da empresa, mas também libera recursos para serem direcionados a áreas mais estratégicas.

Outro aspecto crucial é a relação com questões de ESG (Ambiental, Social e Governança).

A incorporação de tecnologias inovadoras, como ferramentas OCR eficazes, demonstra o compromisso da empresa com a sustentabilidade e a responsabilidade social. A automação de processos reduz o consumo de papel, promovendo práticas mais ecológicas, enquanto a eficiência resultante contribui para uma governança mais sólida. Essa abordagem alinhada aos princípios do ESG não apenas atende às expectativas da sociedade moderna, mas também fortalece a reputação da empresa como um agente comprometido com práticas empresariais sustentáveis.

Idexa – Extração de Dados Inteligente | A resposta para a automação de cadastros

Receber, ler e analisar documentos faz parte dos processos de todas as empresas. Ter em mãos dados relevantes de seus clientes, parceiros e até fornecedores é uma importante tarefa que toma tempo e exige cuidado de quem o faz.

Pensando nessa dor e buscando uma solução para otimizar processos, a Pix Force desenvolveu um serviço que facilita esse processo, sem abrir mão da segurança do seu negócio: o Idexa.

A dor de muitas empresas quando se fala de leitura e análise de documentos está na falta de tecnologia para esse processo. Esse é o primeiro e mais óbvio benefício que o Idexa traz para seus usuários.

O Idexa, também, transforma os processos burocráticos, demorados e repetitivos, em leituras rápidas e muito mais assertivas. Os processos manuais são muito mais passíveis de erros e requerem equipes maiores e mais preparadas para analisar e captar os dados necessários.