O que é OCR: saiba como isso pode otimizar os processos de sua empresa

Como você pode passar do fluxo de trabalho em papel para o digital economizando tempo e dinheiro? Como você move toneladas de dados em papel para um pequeno disco rígido ou até mesmo para a nuvem? Se você fez essas perguntas é porque quer saber o que é OCR. Basicamente, a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) facilita a conversão de documentos digitalizados em arquivos digitais legíveis e editáveis.

O OCR é o uso de tecnologia para identificar e converter caracteres de texto digitalizados, manuscritos ou impressos, em formato eletrônico, que podem ser reconhecidos mais facilmente por computadores e outros programas.

A tecnologia consiste em uma combinação de hardware e software que é usada para transformar documentos físicos em texto legível por máquina. O hardware como um scanner óptico ou placa de fiação dedicada é usado para copiar ou ler texto, enquanto o software é responsável pelo processamento avançado. O software pode usar inteligência artificial para implementar técnicas de reconhecimento inteligente mais avançadas, como a identificação de idiomas ou estilos de caligrafia.

Porranto, o OCR têm sido utilizado mais comumente para converter documentos jurídicos ou históricos impressos em arquivos PDF. Depois disso, os usuários podem editar as cópias eletrônicas recebidas e formatá-las usando editores de texto comuns.

Como funciona o OCR?

A primeira etapa do processo de OCR consiste em analisar o documento de maneira física, buscando transformá-lo em formato digital, através da captura de imagens utilizando câmeras fotográficas ou scanners. Após o documento ser digitalizado, o software OCR converte em duas possibilidades possíveis: em cores ou preto e branco. O bitmap digitalizado é analisado quando à presença de áreas claras e escuras. Nesse caso, as áreas escuras são identificadas como caracteres que precisam ser reconhecidos e as áreas claras como fundo. As áreas escuras são então processadas para encontrar letras ou números.

O material reconhecido é processado usando exemplos de várias fontes e formatos de texto. A partir daí, o reconhecimento é baseado no uso de regras de detecção de recursos relacionadas às características de uma determinada letra ou número (ICR). Usando a função de detecção, o software avalia os dados do documento de acordo com as regras sobre como as letras ou números são gerados. Por exemplo, a letra maiúscula “A” pode ser armazenada como duas linhas diagonais que se cruzam com uma linha horizontal no meio.

Quando um caractere é identificado, ele é convertido em código ASCII que pode ser usado por sistemas de computador. Antes de salvar para uso posterior, os textos processados ​​devem ser verificados quanto ao conteúdo de erros, quanto à correção de layouts complexos.

Podemos dizer que a “mágica” do OCR começa com a digitalização. Inicialmente, um documento físico é escaneado ou fotografado para criar uma imagem digital. Essa imagem, que pode ser uma foto de uma página de livro, um formulário preenchido à mão ou até mesmo uma nota fiscal, é então processada pelo software de OCR.

Análise de Caracteres

O software de OCR analisa cada caractere da imagem. Utilizando algoritmos complexos, ele identifica padrões de luz e escuridão para determinar a presença de letras e números. Este processo envolve a decomposição da imagem em pequenas partes chamadas de “pixels”.

Conversão em Texto

Após a análise, o OCR traduz esses padrões de pixels em caracteres de texto. Isso é feito comparando cada padrão com um banco de dados de fontes e símbolos conhecidos. O resultado é um texto editável, que pode ser copiado, colado ou modificado conforme necessário.

Verificação e Correção

Por último, a tecnologia aplica correções automáticas para garantir a precisão do texto convertido. Isto pode incluir a comparação do texto gerado com dicionários ou bases de dados para corrigir possíveis erros de reconhecimento.

Quais são as etapas de trabalho da OCR?

Quanto melhor for a qualidade do texto original em papel, mais fácil será o reconhecimento dos caracteres, tornando o sistema mais preciso. A primeira etapa é criar uma cópia em preto e branco ou monocromática, ou tons de cinza. Após o processamento, os caracteres devem estar na coloração (binária ou monocromática) desejada e o fundo deve estar em branco tornando nítida a posição em que se encontra conteúdo desejado e fundo. Bons softwares de OCR conseguem marcar automaticamente os elementos difíceis: colunas, tabelas ou imagens. Todos os programas de OCR reconhecem texto sequencialmente, caractere por caractere, palavra por palavra e linha por linha.

Primeiramente, um software OCR combina pixels em letras e essas letras em combinações possíveis e, em seguida, o sistema os compara com um dicionário. Se uma combinação de letras for encontrada, ela será marcada como uma palavra reconhecida. Caso contrário, o programa substitui pela opção mais provável.

Quais os tipos e usos de OCR?

O OCR não é uma tecnologia única; ele pode ser adaptado para diferentes usos e necessidades. Existem várias formas e aplicações desta tecnologia, cada uma com seus próprios benefícios.

OCR Simples

Esta é a forma mais básica de OCR, utilizada principalmente para converter textos impressos em documentos digitais. É ideal para digitalizar livros, artigos e outros materiais de leitura.

OCR Zonal

OCR Zonal é frequentemente utilizado em formulários e documentos estruturados. Ele permite que o software de OCR identifique e extraia informações específicas de áreas pré-determinadas da imagem. Por exemplo, pode ser usado para extrair nomes, endereços ou números de identificação de formulários.

OCR Inteligente

Também conhecido como ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres), essa versão do OCR pode reconhecer e interpretar a escrita à mão. É amplamente utilizado em processos que envolvem o preenchimento manual de formulários, como em bancos e hospitais.

Usos Comuns

Os usos do OCR são vastos e variados. Ele é empregado em setores como:

  • Saúde: Digitalização de registros médicos e prescrições.
  • Financeiro: Processamento de cheques e documentos fiscais.
  • Educação: Digitalização de livros e artigos acadêmicos.
  • Logística: Leitura de etiquetas e códigos de barras.

Vantagens do OCR

A adoção do OCR traz uma série de vantagens para quem busca otimizar a gestão de dados. Aqui estão alguns dos benefícios mais significativos.

Eficiência e Produtividade

Uma das maiores vantagens do OCR é a capacidade de automatizar tarefas que antes eram feitas manualmente. Isso inclui a digitalização de documentos, a entrada de dados e a correção de erros. Com o OCR, essas tarefas podem ser realizadas em questão de segundos, liberando tempo para outras atividades produtivas.

Redução de Erros

A entrada manual de dados está sujeita a erros humanos. O OCR, por outro lado, oferece uma precisão muito maior. Ainda que não seja perfeito, ele reduz significativamente a quantidade de erros comparado ao trabalho manual.

Acessibilidade e Pesquisa

Documentos digitalizados com OCR são facilmente pesquisáveis. Isso significa que você pode encontrar informações específicas em grandes volumes de dados em segundos. Além disso, esses documentos podem ser acessados de qualquer lugar, facilitando a colaboração e o compartilhamento de informações.

Sustentabilidade

A digitalização de documentos físicos contribui para a redução do uso de papel. Isso não só economiza recursos, mas também promove práticas mais sustentáveis dentro da organização.

O que mais seria possível realizar junto a um sistema OCR?

Nas grandes empresas, os funcionários são responsáveis pela preparação de atas, faturas e ações judiciais, mas o desenvolvimento do aprendizado das máquinas (Machine Learning) e das redes neurais tornou possível a automatização das atividades de contadores e advogados.

Os sistemas modernos de OCR foram muito além do reconhecimento de caracteres e se tornaram a base de toda a indústria de Tecnologia Legal – produtos digitais voltados para negócios com um grande número de processos jurídicos e contábeis típicos.

Usando como exemplo, alguns softwares já podem coletar documentação padrão utilizando uma espécie de construtor de documentos, destacando as informações necessárias da documentação primária e gerando respostas a solicitações de agências governamentais.

O processo é idêntico ao que acontece no escritório de um advogado comum, só que em vez de uma pessoa viva, há um chatbot que coleta informações e emite um documento pronto. As principais vantagens são a ausência de erros de “fator humano” e a rapidez na preparação dos documentos: o tempo é reduzido dos habituais 30 para 5 minutos.

Além disso, a função de reconhecimento de documentação primária pode transferir rapidamente as informações necessárias de atos e faturas para sistemas de contabilidade.

Por exemplo, a tecnologia OCR recebe um documento típico como entrada e gera uma resposta na forma desejada. Já há softwares com esta tecnologia que podem trabalhar nesta modalidade com solicitações de órgãos governamentais, reclamações e ações judiciais. O sistema precisará de apenas cerca de 20 segundos para preparar uma revisão. Isso pode gerar uma otimização nos custos e uma possibilidade de eficiência e celeridade impressionantes ao sistema Judiciário.

Conclusão

A tecnologia OCR está mudando a forma como gerenciamos e processamos dados. Com sua capacidade de transformar documentos físicos em textos digitais precisos e pesquisáveis, o OCR oferece inúmeras vantagens para quem busca otimização e eficiência.

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